De 4 belangrijkste uitdagingen i.v.m. het digitaliseren van face-to-face opleidingen.

Wat is digitale training?

Het digitaliseren van opleidingen betekent het integreren van digitale technologieën in de verschillende opleidingssystemen, bestaande of in ontwikkeling. Deze systemen worden samengesteld uit 3 belangrijke onderwijsmethoden:

1. face-to-face training
2. synchroon afstandsonderwijs (bijvoorbeeld het virtuele klaslokaal met de live facilitator)
3. asynchroon afstandsonderwijs (bijvoorbeeld e-learning die 24/7 toegankelijk is)

Dit zijn onze legoblokjes waar wij, de pedagogische ingenieurs, het digitaliseringsspel mee spelen! Deze onderdelen stellen ons in staat om een training te ontwerpen die rijk is aan complementaire ervaringen en flexibel inzetbaar is. In ons vakjargon spreken we van digitaal leren en Blended Learning.

• Asynchroon : e-learning in zelfstudie, forums, blog, wiki, e-mails, enz.
• Synchroon: kleine groepjes (virtueel), grote groepen (webinar), 1on1, chat, enz.
• Synchroon: kleine groepjes, grote groepen, alleen met de begeleider, on-the-job training, enz.

Een tsunami van digitalisering is in volle gang!

Momenteel is er in de wereld van de beroepsopleidingen sprake van een nieuw evenwicht t.o.v. die 3 modaliteiten. Het synchroon afstandsonderwijs wint terrein terwijl de face-to-face opleidingen onder druk komen te staan.

Vandaag stellen we ons de vraag “moet je echt 3 uur lang een face-to-face training volgen en is dat in verhouding met de auto te nemen, parkeerplaats te zoeken, …?”

De ‘distancialisering’ van opleiding, dankzij digitale technologie, heeft zijn doeltreffendheid bewezen tijdens de COVID-19 crisis. Zo zal de digitale vorm van training geven zijn plaats opeisen binnen het opleidingsaanbod en voor sommige bedrijven misschien zelfs de norm worden.
Uiteraard zijn er uitdagingen om deze opleidingen te digitaliseren.

4 belangrijke uitdagingen voor een grote organisatie of een onafhankelijke trainer.

De eerste uitdaging: de methode en de pedagogie

Vroeger brachten de meeste trainers het merendeel van hun activiteiten in de klas door, in een directe relationele interactie met hun deelnemers.
Moet er iets veranderen? En hoe moet dat dan? Dat is de vraag!

“Dit rollenspel dat ik in een klassikale opstelling deed, in kleine subgroepen, hoe ga ik dat nu effectief op afstand doen?” “ Kan ik een methode kiezen om mijn leerdoelen even doeltreffend over te brengen via dit ‘koude’ medium?” “Hoe kan ik mijn opleidingen in digitaal gedaante inleiden of afsluiten?” “Hoe evalueer ik de activiteiten?”

De tweede uitdaging: de technologische beheersing van de tool

Het efficiënt gebruik van software, hulpmiddelen, digitale animatietoepassingen worden vaak onderbenut door veel trainers (zelfstandige of in-house trainers). Het is eenvoudig en gemakkelijk om je vast te houden aan de tools en technieken die men goed beheerst (en die goed werken).
Men beschikt soms niet over de juiste hulpmiddelen om over te schakelen naar een virtueel klaslokaal (kleine groepen) of webinar (grote groepen). In sommige gevallen zijn gespecialiseerde tools nodig.
Welk budget wil het management investeren in instrumenten en ondersteuning die nodig zijn de verandering te verwezenlijken?
Zijn onze deelnemers goed uitgerust om effectief deel te nemen (de juiste software, recente smartphones, digitale basisvaardigheden, goede internetsnelheid)? Maak er een gewoonte van om dit te controleren.

Een derde uitdaging: tijd

De grote uitdaging is om even snel dezelfde hoeveelheid informatie te kunnen doorgeven als in een klaslokaal.

“Zal ik erin slagen mijn training om te vormen tot een virtueel klaslokaal van 6 uur, zelfs als ik het verdeel in 2 x 3 uur of 4 x 1u30 om het absorptievermogen van de deelnemers voor een scherm te sparen, pauzes in het ritme te creëren en de aandacht weer op te wekken? Zal ik in dezelfde tijdsinvestering hetzelfde kunnen doen?”

Het antwoord is nee! Op grond van onze ervaring met het geven van virtuele lessen zijn wij van mening dat wij minstens 1/4 van de tijd op afstand verliezen, omdat het noodzakelijk is de technologische beheersing van ieder te begeleiden en onze deelnemers meer te peilen om te weten te komen hoe zij vorderen.

Op basis van deze observatie en analyse van het tijdsbeheer moet de ontwerper zich afvragen wat hij behoudt en wat hij zal moeten overdragen aan extra externe middelen.
Hoe kan een dag klassikale training worden opgedeeld in asynchrone modules en hoe lang moeten die dan duren?

Het is dus noodzakelijk de opleidingen te herontwerpen of te heroverwegen.

Vandaar de extra uitdaging van de voorbereidingstijd voor noodsituaties, die in het geheel niet was voorzien in onze agenda’s, die reeds overbelast waren in deze onrustige periode van insluiting. Hoe kan concreet tijd worden teruggegeven aan de opleiders, zodat zij zich naar behoren kunnen voorbereiden en opleiden?
Deze notie van tijd, die in de klas al een uitdaging was, wordt ongetwijfeld nog verveelvoudigd in de toekomst.

De vierde uitdaging: de betrokkenheid van de deelnemers en de groepsdynamiek bevorderen

Heeft iemand die alleen achter de computer zit (een “koud” medium) en voortdurend in de verleiding komt om tegelijkertijd e-mails te openen en het internet te raadplegen, of in een hectische gezinsomgeving, hetzelfde vermogen om de aandacht erbij te houden als in een “face-to-face”-situatie?

Het is ook de uitdaging van de aanvaarding van deze digitale modaliteit door alle belanghebbenden ondanks de kosten die eraan verbonden zijn (opleiders, trainers, directe begunstigden, onze deelnemers, sponsors van de opleiding, de manager van de deelnemer, technische ondersteuning, veiligheidsmanagers, enz.).

“Stel ik het op prijs om als trainer mensen op afstand te kunnen opleiden en slaag ik erin de pedagoog te zijn die ik wil zijn om de doelstellingen te bereiken? Deze angst, deze weerstand, soms onbewust, gaat mij saboteren in het succes van mijn virtuele klas.”

Om deze uitdaging te overwinnen, is het belangrijk dat elke betrokkene een goed gedigitaliseerde opleidingservaring heeft. Een sessie die opgezet is in een dynamische en boeiende atmosfeer met pedagogische activiteiten die verband houden met de operationele doelstellingen.

Besef dat, zelfs op afstand, het bereiken van goed opgezette en goed voorbereide doelstellingen heel goed mogelijk zijn! Een virtuele klas bereikt uiteindelijk, op een aangename manier, de verwachte doeltreffendheid als wij onze vooroordelen loslaten en onszelf de middelen geven om op avontuur te gaan.

“Ik zag er tegenop om een hele dag online les te volgen en toch was de dag om voor ik het besefte! ”

Digitalisering is een uitdaging maar ook een kans! Iedereen kan, in een vingerknip, zonder de financiële en stressvolle extra kosten van reizen, gedurende een half uur of 6 uur, een zeer duidelijk professioneel doel bereiken. Door stimulerende activiteiten kunnen we echt op afstand samenwerken met gebruikmaking van het volledige potentieel van digitale hulpmiddelen.

De digitalisering van opleidingen, wat verandert dat voor …

De managers van de deelnemers: moeten leren om tijd te geven aan hun medewerker zonder hem/haar te storen! Blijf hem/haar vertrouwen, zelfs als ze uit het ’zicht’ zijn, telewerken, ..

De interactie tussen trainer en leerling: heeft meer nood aan interactiviteit, meer variaties in tempo en aan veranderingen in leeractiviteiten. En dit om de 10 minuten als we “de 12 wetten van de hersenen” van John Medina volgen.

We moeten ook slimmere vragen stellen. Laten we stoppen met de “Heb je het begrepen? Heb je nog vragen? etc.” die op afstand geen resultaten geven. Laten we echte coachingsvragen stellen die een beroep doen op het cognitieve, het affectieve, het collectieve:

“Wat heeft je het meest verrast? Wat ga je toepassen in je project, wanneer en hoe? Wat is de vraag die ik niet beantwoord heb en die echt iets voor jou zou veranderen? Stel een andere partij een kritische vraag over dit onderwerp, enz.”

Werk in subgroepen: de meeste platformen (Zoom, Ms Teams, Cisco) laten het gebruik in subgroepen op een eenvoudige manier toe. Niet alle gelijkaardige tools werken op éénzelfde manier. Kies de juiste eruit volgens je opleidingsbehoeftes.

De evaluatie van de training: 80% van wat vroeger werd gedaan is nog steeds mogelijk, gewoon met hulpmiddelen die de synthese van resultaten automatiseren (Mentimeter, Google-formulieren, Microsoft-formulieren, enz.). Stuur per e-mail de link van de vragenlijst en de statistieken bouwen zichzelf op. Een besparing van je tijd voor de analyses.
Laat je dat echter niet weerhouden om aan het eind van de training een chatsessie te starten om directe feedback te verkrijgen!
Het is in ieder geval veel sneller dan een evaluatieformulier in de laatste 5 minuten van de training aan de vermoeide deelnemers te geven.

Digitaal ontwerp: Het is noodzakelijk te vertrouwen op een goede digitaliseringsmethode stap voor stap en op enkele slimme vereenvoudigde hulpmiddelen.

Hoe opleidingen digitaliseren?

Vertrek niet vanuit het onderwerp en de beschikbare inhoud (dit is de natuurlijke reflex van veel trainers)!
Denk aan vragen, de juiste vragen (theorie van Biggs) om een boeiende en impactvolle afstandsopleiding te creëren.
Deelnemers creëren hun opleiding op basis van verwachtingen (behoeften en beperkingen) en vervolgens, op hun beurt, op basis van pedagogische doelstellingen, leeractiviteiten en bijbehorende inhoud. Dan, ten slotte, de digitale hulpmiddelen (technologische soberheid aanbevolen, hou het simpel!) die nodig en aangepast zijn. Techno na pedago, zoals we bij Way2play zeggen!

Om de impact van de training te vergroten is het goed om na de denken over hoe je er meer praktische activiteiten, meer samenwerkend sociaal leren en meer plezier in kan stoppen.

Hoe te herstellen na een mislukking van een online sessie?

Begin opnieuw bij de leerdoelen van de training.

Dat wil zeggen, de doelstellingen die wij ons hebben gesteld en die essentieel moeten zijn. Wat zijn de vaardigheden en knowhow die de deelnemers moeten verwerven? Wat zijn de 3 kernboodschappen, de echt essentiële verplichte doelstellingen die we willen bereiken en de eenvoudigste activiteiten die we moeten opzetten?

Laten we ons voorstellen dat de storing te wijten is aan een technische crash …

Als de activiteit op technisch niveau niet werkt (sommige deelnemers hebben geen toegang gekregen, enz.), moet u in de eerste plaats relativeren, het drama bagatelliseren en ontspannen!
In een klassikale omgeving kan je, bij een probleem (geen elektriciteitskabel, geen flip-over papier meer, de markeerstift werkt niet meer, je bent thuis wat materiaal vergeten, enz…) meestal hulp vinden bij de deelnemers. Maar beter voorkomen dan genezen natuurlijk.
In een digitale omgeving is dit complexer en ook daar geldt beter voorkomen dan genezen. Denk aan een plan B, een ander hulpmiddel, ….
En als het probleem technisch onoverkomelijk is (het is zeldzaam maar het is me al overkomen), verontschuldig ik me, leg ik uit wat er aan de hand is en maak ik een nieuwe afspraak voor een nieuwe sessie. Er is geen “man overboord”. Het is niet nodig om mezelf onder druk te zetten en zo mijn prestatie als begeleider af te zwakken.

Tijdens een train-the-trainer gebruik ik het voorval zelfs in een meta-houding: ik neem onze deelnemers mee met wat daar gebeurt, wat kunnen we ervan leren? Het is leer-goud!.

De 3 O’s van succes

Oefen, oefen en oefen!

Deze boutade is ernstiger dan hij klinkt. Om je op je gemak te voelen en met de juiste reflexen te reageren, moet je zoveel mogelijk situaties durven testen, opnieuw testen en beleven. Zo ontdek je mogelijke valkuilen afstandsleren die beginners kunnen verrassen.

Dus, wat als we uw volgende training voor afstandsonderwijs samen digitaliseren?